Vertrieb
„Was war genau vereinbart?“
Leistungsumfang und Zahlungsbedingungen stehen im Angebot. Spätere Änderungen liegen in einzelnen E-Mails.
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Die Rechnung ist offen.
Ein Blick in die Methode · Finance
Die Rechnung ist offen.
Die Ursache liegt oft davor.
Die Leistung ist erbracht. Das Geld fehlt. Und zwischen Vertrieb, Projektteam und Finance beginnt die Suche nach dem einen fehlenden Nachweis.
Wir folgen diesem Fall durch den gesamten Ablauf — bis sichtbar wird, was die Zahlung tatsächlich aufhält.
Illustratives Beispiel. Keine Kundengeschichte und kein behauptetes Projektergebnis.
01 · Das Symptom
Alle haben einen Teil.
Niemand hat den ganzen Fall.
Im Beispiel ist die Rechnung fällig. Der Kunde wartet auf einen Abnahmenachweis. Im Projektteam gilt die Leistung längst als abgeschlossen. Finance sieht den offenen Posten — aber nicht, warum er offen bleibt.
Projektteam
„Die Leistung ist doch erbracht?“
Die Arbeit ist abgeschlossen. Ob der Kunde sie bestätigt hat und wo der Nachweis liegt, ist nicht eindeutig.
Finance
„Wen müssen wir jetzt fragen?“
Die Rechnung wurde gestellt. Für den nächsten sinnvollen Schritt fehlen Zusammenhang und Zuständigkeit.
Eine weitere Zahlungserinnerung schließt diese Lücke nicht.
Die entscheidende Frage ist: Welche Information muss an welcher Stelle vorliegen — und wer sorgt dafür?
02 · Die BLOCKFOX-Methode
Wir beginnen beim Fall.
Und machen den Zusammenhang sichtbar.
Die fünf Phasen führen vom unklaren Ablauf zu Bausteinen, die im Alltag funktionieren können. Wir prüfen erst die Zusammenhänge und entscheiden dann, welche Technik sinnvoll ist.
Das sichtbare Problem liegt in Finance. Der entscheidende Übergang liegt davor.
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Deconstruct Den Fall auseinandernehmen.
Wir verfolgen eine offene Rechnung zurück: zum Auftrag, zu Änderungen, zur Leistung und zur Abnahme. Dokumente, Systeme und beteiligte Personen werden gemeinsam betrachtet.
Was sichtbar wirdEin konkreter Ablauf mit seinen Lücken.
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Reconstruct Den Ablauf neu ordnen.
Wir definieren, was „erbracht“, „abgenommen“ und „abrechenbar“ im betrachteten Prozess bedeutet. Jeder Übergang bekommt klare Voraussetzungen und eine zuständige Rolle.
Was entstehtEin gemeinsames Verständnis des Sollablaufs.
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Connect Die relevanten Teile verbinden.
Auftrag, Leistungsnachweis und Rechnung müssen einander eindeutig zugeordnet werden können. Wir klären, welche Daten bereits vorhanden sind und welche Übergaben sinnvoll verbunden werden.
Was zusammenkommtInformation, Kontext und Verantwortung.
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Discover Den wirksamen Ansatz finden.
Wir unterscheiden fehlende Dokumente, strittige Leistungen und tatsächliche Zahlungsverzögerungen. So lässt sich beurteilen, welcher Eingriff hilft und wo Automatisierung nur das Symptom beschleunigen würde.
Was priorisiert wirdEin begründeter nächster Schritt.
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Build Einen nutzbaren Baustein schaffen.
Ein möglicher erster Baustein prüft den Abnahmestatus und ordnet fehlende Nachweise einer verantwortlichen Person zu. Sein Umfang, seine Regeln und seine Wirkung werden vor einer Ausweitung überprüft.
Was überprüfbar wirdEine konkrete Verbesserung im Ablauf.
03 · Ein möglicher neuer Ablauf
Nicht mehr nach dem Fall suchen.
Am Fall weiterarbeiten.
Das Ziel ist ein nachvollziehbarer Arbeitsablauf. Jede beteiligte Person erkennt, was vorliegt, was fehlt und wer als Nächstes handelt.
Nachweis prüfen
Leistung und Abnahme lassen sich dem Auftrag zuordnen.
Ausnahme erkennen
Ein fehlender oder widersprüchlicher Nachweis wird mit seinem Kontext sichtbar.
Verantwortung klären
Die zuständige Person erhält eine konkrete Aufgabe mit den nötigen Informationen.
Nachvollziehbar handeln
Finance erkennt den geklärten Status und kann den passenden nächsten Schritt wählen.
Diese Darstellung beschreibt ein mögliches Zielbild. Welche Bausteine tatsächlich sinnvoll sind, ergibt sich aus dem jeweiligen Prozess.
FOX · Der Anspruch an die Lösung
Sie müssen verstehen,
was für Sie arbeitet.
Ein neuer Baustein soll Abhängigkeiten reduzieren und Entscheidungen nachvollziehbar machen. Deshalb gelten dieselben drei Prinzipien auch im Finance-Beispiel.
- Freedom
- Sie bestimmen Regeln, Verantwortlichkeiten und Freigaben. Kritische Entscheidungen bleiben dort, wo sie fachlich hingehören.
- Openness
- Klare Schnittstellen und übertragbare Daten ermöglichen die Zusammenarbeit mit bestehenden Systemen und halten spätere Änderungen offen.
- eXplainability
- Ein Status oder eine Aufgabe hat einen erkennbaren Grund. Verwendete Informationen und ausgeführte Schritte bleiben nachvollziehbar.
Services · Beratung & Deep Dive
Bringen Sie einen Fall mit,
der immer wieder hängen bleibt.
Im Beratungsworkshop betrachten wir einen abgegrenzten Ablauf mit der BLOCKFOX-Methode. Gemeinsam mit den beteiligten Menschen klären wir, wo der Zusammenhang verloren geht und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Das kann eine offene Rechnung sein. Oder ein ganz anderer Prozess, der heute zu viele Rückfragen auslöst.
Deep Dive besprechenWas wir im Deep Dive klären
- Welcher konkrete Fall den Prozess greifbar macht.
- Welche Personen, Daten und Systeme zusammenwirken.
- Wo Informationen, Zuständigkeiten oder Regeln fehlen.
- Welcher nächste Schritt fachlich und technisch tragfähig ist.
Umfang und Vorbereitung stimmen wir vorab ab. Daraus kann ein gezielter Umsetzungsbaustein entstehen.
Zu beiden Service-AngebotenVor dem ersten Gespräch
Drei Fragen,
die oft am Anfang stehen.
Müssen wir dafür unser ERP ersetzen?
Das ist keine Voraussetzung. Zuerst prüfen wir, welche Informationen und Funktionen Ihre vorhandenen Systeme bereits liefern. Ein geeigneter Ansatz kann bestehende Abläufe verbinden, eine klare Übergabe schaffen oder eine kleine Ergänzung vorsehen. Ein Systemwechsel wäre eine eigene Entscheidung.
Ist das ein automatisiertes Mahnwesen?
Das Beispiel beginnt früher: bei den Ursachen einer offenen Rechnung. Wenn Nachweise fehlen oder die Leistung strittig ist, hilft zunächst eine fachliche Klärung. Zahlungserinnerungen können später ein Baustein sein. Ob sie zum Fall passen und nach welchen Regeln sie versendet werden, muss vorher feststehen.
Was sollten wir für einen Deep Dive vorbereiten?
Hilfreich ist ein konkreter, repräsentativer Fall und eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs. Gemeinsam klären wir vorab, welche Personen und Unterlagen benötigt werden. Für das erste Gespräch reicht die Beschreibung des Problems; vertrauliche Kundendaten müssen Sie dabei nicht übermitteln.
Von der Black Box zum Building Block
Welcher Fall bleibt
bei Ihnen immer wieder liegen?
Beginnen wir dort, wo Ihr Team heute nachfragen, nacharbeiten oder warten muss.
Ein Gespräch beginnen